Como o uso do arquivo digital pode melhorar o trabalho dos contabilistas

Atualmente, os contabilistas enfrentam o desafio de adaptar seus métodos de trabalho tradicionais para acompanhar as demandas tecnológicas. A transição para o uso de arquivos digitais é uma dessas mudanças fundamentais que prometem transformar a maneira como os contabilistas gerenciam e organizam suas informações. Este artigo tem como objetivo fornecer um guia prático para aqueles que estão prontos para embarcar nesta jornada digital.

Vamos explorar as vantagens significativas que o arquivo digital oferece em relação aos processos manuais, fornecer orientações claras sobre como adotar essa tecnologia em sua rotina de trabalho e discutir a importância de avaliar a qualidade dos arquivos digitais.

Além disso, vamos destacar como a solução BizDocs pode ser uma ferramenta valiosa para facilitar essa transição e otimizar seus processos contábeis.

As vantagens do uso do arquivo digital em processos contábeis

A digitalização de documentos e a adoção de arquivos digitais têm revolucionado a maneira como os contabilistas trabalham, trazendo uma série de benefícios que vão muito além da simples economia de espaço físico.

Em primeiro lugar, a organização e a recuperação de documentos se tornam significativamente mais eficientes.

Com os arquivos digitais, os documentos podem ser categorizados, etiquetados e pesquisados ​​em questão de segundos, eliminando a necessidade de vasculhar pilhas de papel.

Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz a possibilidade de erros humanos e perda de documentos

Em segundo lugar, os arquivos digitais oferecem maior segurança e proteção para as informações. Os documentos digitais podem ser criptografados, protegidos por senha e armazenados em servidores seguros ou na nuvem.

O que reduz o risco de perda de dados devido a desastres físicos, como incêndios ou inundações, e também protege as informações contra acesso não autorizado.

Além disso, a digitalização de documentos também facilita a colaboração e o compartilhamento de informações. Os arquivos digitais podem ser acessados ​​e editados por várias pessoas ao mesmo tempo, independente de onde estejam localizadas.

Sendo especialmente útil para equipes que trabalham remotamente ou para contabilistas que precisam compartilhar informações com clientes ou outros profissionais.

Por último, mas não menos importante, a adoção de arquivos digitais é uma prática sustentável. Ao reduzir a necessidade de papel, estamos contribuindo para a conservação de recursos naturais e a redução da poluição associada à produção e descarte de papel.

Como adotar o uso do arquivo digital na rotina contábil?

A transição para o uso de arquivos digitais é um processo que requer planejamento e implementação cuidadosos. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para adotar o uso do arquivo digital na sua rotina contábil:

1. Avalie suas necessidades:

Antes de tudo, é fundamental entender suas necessidades e objetivos. Quais são os desafios que você enfrenta com o sistema atual? Como o arquivo digital pode ajudar a superar esses desafios? Quais recursos você precisa em uma solução de arquivo digital?

2. Escolha a solução certa:

Existem muitas soluções de arquivo digital disponíveis no mercado, cada uma com seus próprios recursos e benefícios.

Escolha uma solução que atenda às suas necessidades e seja fácil de usar para sua equipe. A BizDocs, por exemplo, é uma solução parametrizável que permite personalizar a forma de arquivar cada conteúdo, as soluções de GED usando o Sharepoint do Microsoft 365 permitem usar recursos ja existentes e integrar e aumentar a produtividade do Microsoft 365 para empresas que já adotam esta plataforma.

3. Implemente a solução de forma gradual:

A implementação de uma nova tecnologia pode ser um grande desafio para a equipe. Portanto, é aconselhável implementar a solução de forma gradual. Comece com um pequeno grupo de clientes e expanda gradualmente para o restante da base de clientes.

4. Treine sua equipe:

Para garantir que sua equipe possa usar efetivamente a solução de arquivo digital, forneça o treinamento adequado. Isso pode incluir demonstrações, sessões de treinamento e materiais de referência.

A importância de verificar a qualidade dos arquivos digitais

Ao adotar o uso do arquivo digital, é crucial garantir a qualidade dos arquivos digitais. Isso significa verificar se os documentos estão completos, legíveis e livres de erros. Além disso, garanta que os arquivos estejam em um formato que possa ser facilmente acessado e manipulado.

A qualidade dos arquivos digitais pode afetar diretamente a eficiência dos processos contábeis. Arquivos de baixa qualidade podem levar a erros, retrabalho e perda de tempo.

Portanto, é vital implementar procedimentos para verificar regularmente a qualidade dos arquivos digitais e corrigir quaisquer problemas o mais rápido possível.

Como podemos auxiliar nesse processo de transformação digital

O BizDocs é uma das soluções que oferecemos,  muito mais do que apenas uma solução de arquivo digital – é uma ferramenta completa que pode transformar a maneira como os contabilistas trabalham.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais a plataforma BizDocs pode auxiliar no processo de adoção e avaliação do uso do arquivo digital:

• Personalização: Com sua natureza parametrizável, a plataforma permite que você a personalize para atender às necessidades específicas da sua equipe. Você tem a liberdade de determinar a forma de arquivar cada conteúdo, seja seguindo as sugestões mais comuns ou criando seu próprio sistema de organização.
• Avaliação de desempenho: Utilização de métricas de desempenho que podem ajudá-lo a avaliar a eficácia da solução. Por exemplo, é possível acompanhar o tempo médio de processamento de documentação, as horas dedicadas a cada cliente e o total de horas que a equipe trabalhou. Essas métricas podem ajudá-lo a identificar áreas de melhoria e medir o sucesso da solução.
• Suporte ao cliente: Compromisso da com um alto nível de suporte ao cliente é um de seus grandes diferenciais. Se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda para otimizar o uso da solução, a equipe estará pronta para ajudar.
• Adaptação e aprendizado: A Plataforma precisa ser projetada para ser intuitiva e fácil de usar, permite uma adaptação natural e orgânica ao novo ambiente digital. Isso facilita a transição para o uso do arquivo digital e ajuda a garantir que todos na equipe possam usar a solução de maneira eficaz.

Na prática, precisa ser uma ferramenta poderosa que pode facilitar a adoção do arquivo digital, melhorar a eficiência dos processos contábeis e fornecer insights valiosos para otimizar o desempenho da equipe.

Alem do BizDocs, podemos ofertar outras Soluções de GED baseadas no Microsoft 365, se a empresa já utiliza esta plataforma.

Acelerando a Transformação Digital na Contabilidade com Arquivos Digitais.

A adoção e a avaliação do uso do arquivo digital são passos importantes para otimizar os processos contábeis e melhorar a eficiência do trabalho. As vantagens do arquivo digital são inúmeras.

Se você deseja saber mais sobre como podemos ajudar a sua empresa, entre em contato com o nosso time de especialistas. Estamos à disposição para esclarecer suas dúvidas e ajudá-lo a aproveitar ao máximo os benefícios do arquivo digital.